Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Persönliche Assistenz für die Geschäftsführung einer führenden österreichischen Hausverwaltung mit Sitz in Wien. Diese Position erfordert eine hohe Organisationsfähigkeit, kommunikative Kompetenz und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität. Sie werden eine Schlüsselrolle in der Unterstützung der Geschäftsführung und der effizienten Verwaltung verschiedener administrativer und operativer Aufgaben übernehmen.

Aufgaben

• Mitarbeit und Unterstützung bei Hausverwaltungstätigkeiten: Unterstützung bei täglichen Verwaltungsaufgaben, Dokumentenmanagement und Kommunikation mit Mietern und Eigentümern.
• Terminkoordination: Planung und Koordination von Terminen für die Geschäftsführung, einschließlich Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
• Evidenzhaltungen: Verfolgung und Kontrolle von offenen Aufgaben und Projekten, Sicherstellung, dass Fristen eingehalten und Themen abgeschlossen werden.
• Bewirtung von Gästen: Empfang und Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Organisation von Besprechungsräumen.
• Organisation von Events: Planung und Durchführung von Veranstaltungen wie Eigentümerversammlungen, Afterwork-Events und Weihnachtsfeiern.
• Unterstützung bei der Bestellung und Verwaltung von Werbematerialien und -artikeln.
• Flexibilität und Bereitschaft, bei Bedarf in verschiedenen Bereichen des Teams auszuhelfen und einzuspringen.

Anforderungen

• Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Hausverwaltung oder Immobilienbranche.
• Organisationsfähigkeit: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
• Kommunikationsfähigkeit: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch; Englischkenntnisse von Vorteil.
• IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit Hausverwaltungssoftware von Vorteil.
• Persönliche Eigenschaften: Zuverlässigkeit, Diskretion, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise, hohe Belastbarkeit.
• Flexibilität: Bereitschaft zur Übernahme vielfältiger Aufgaben und zur Unterstützung des Teams bei Engpässen.

Das Angebot

• Verantwortungsvolle, selbstständige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Zentrale Verkehrsanbindung
• Gezielte interne Weiterbildung
• Sehr gutes Betriebsklima
• Langfristiges Arbeitsverhältnis
• Flexible Arbeitszeiten innerhalb des Gleitzeitmodelles
• Benefits wie Gratiskaffee, div. individuelle Incentives

Für diese Position ist ein Mindestgehalt in Höhe von € 2.000,- brutto/Monat (Vollzeitbasis) vorgesehen. Bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.

Diversität und Chancengleichheit sind uns und unserem Kunden wichtig, daher freuen wir uns über alle Bewerbungen unabhängig von sexueller Orientierung, ethnischer Wurzeln, Religion, Persönlichkeit und Geschlecht!