Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Persönliche Assistenz für die Geschäftsführung einer führenden österreichischen Hausverwaltung mit Sitz in Wien. Diese Position erfordert eine hohe Organisationsfähigkeit, kommunikative Kompetenz und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität. Sie werden eine Schlüsselrolle in der Unterstützung der Geschäftsführung und der effizienten Verwaltung verschiedener administrativer und operativer Aufgaben übernehmen.

Aufgaben

• Mitarbeit und Unterstützung bei Hausverwaltungstätigkeiten: Unterstützung bei täglichen Verwaltungsaufgaben, Dokumentenmanagement und Kommunikation mit Mietern und Eigentümern.
• Terminkoordination: Planung und Koordination von Terminen für die Geschäftsführung, einschließlich Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
• Evidenzhaltungen: Verfolgung und Kontrolle von offenen Aufgaben und Projekten, Sicherstellung, dass Fristen eingehalten und Themen abgeschlossen werden.
• Bewirtung von Gästen: Empfang und Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Organisation von Besprechungsräumen.
• Organisation von Events: Planung und Durchführung von Veranstaltungen wie Eigentümerversammlungen, Afterwork-Events und Weihnachtsfeiern.
• Unterstützung bei der Bestellung und Verwaltung von Werbematerialien und -artikeln.
• Flexibilität und Bereitschaft, bei Bedarf in verschiedenen Bereichen des Teams auszuhelfen und einzuspringen.

Anforderungen

• Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Hausverwaltung oder Immobilienbranche.
• Organisationsfähigkeit: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
• Kommunikationsfähigkeit: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch; Englischkenntnisse von Vorteil.
• IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit Hausverwaltungssoftware von Vorteil.
• Persönliche Eigenschaften: Zuverlässigkeit, Diskretion, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise, hohe Belastbarkeit.
• Flexibilität: Bereitschaft zur Übernahme vielfältiger Aufgaben und zur Unterstützung des Teams bei Engpässen.

Das Angebot

• Verantwortungsvolle, selbstständige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Zentrale Verkehrsanbindung
• Gezielte interne Weiterbildung
• Sehr gutes Betriebsklima
• Langfristiges Arbeitsverhältnis
• Flexible Arbeitszeiten innerhalb des Gleitzeitmodelles
• Benefits wie Gratiskaffee, div. individuelle Incentives

Für diese Position ist ein Mindestgehalt in Höhe von € 2.000,- brutto/Monat (Vollzeitbasis) vorgesehen. Bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.

Diversität und Chancengleichheit sind uns und unserem Kunden wichtig, daher freuen wir uns über alle Bewerbungen unabhängig von sexueller Orientierung, ethnischer Wurzeln, Religion, Persönlichkeit und Geschlecht!

Unser Kunde ist ein führendes Unternehmen im Bereich des Property- und Facility Managements. Das Unternehmen ist Teil eines internationalen Konzerns mit umfangreichem Know-How in unterschiedlichen Bereichen der Immobilienwertschöpfungskette. Zur Verstärkung des Teams wird ein/e EmpfangsmitarbeiterIn (m/w/d) gesucht.

Aufgaben

• Gemeinsam mit einer weiteren Kollegin bist du die erste Anlaufstelle und das Gesicht unseres Unternehmen
• Du kommunizierst gerne und freundlich, sowohl telefonisch wie auch am Empfang
• Du sprichst einwandfreies Deutsch und bewahrst auch bei schwierigen Kund:innen die Ruhe
• Du nimmst alle unsere Telefonate entgegen, erfragst das Anliegen und leitest die:den Anrufer:in an die zuständige Stelle weiter
• Am Empfang verwaltest du auch die Schlüssel unserer Objekte und kümmerst dich um Schlüsselausgaben, -Rücknahmen und Evidenzhaltung
• Du unterstützt beim Bearbeiten und Verteilen der Eingangspost, egal ob Brief oder E-Mail
• Deine fixen Arbeitszeiten sind Montag bis Donnerstag 8:00 bis 16:00 Uhr und Freitag 8:00 bis 12:00 Uhr

Anforderungen

• Du hast eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich abgeschlossen
• Du verfügst über Qualitätsbewusstsein und ausgeprägte Servicequalität
• Du bist organisiert, sorgfältig und strukturiert
• Du zeichnest dich durch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Einsatzbereitschaft aus
• Du verfügst über sehr gute MS-Office Kenntnisse

Das Angebot

• Zentrale Verkehrsanbindung mit U-Bahn vor der Tür (U3)
• Junges und dynamisches Team
• Sehr gutes Betriebsklima
• Verantwortungsvolle und selbstständige Tätigkeit
• Interne Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
• Langfristiges Arbeitsverhältnis
• Vollzeitbeschäftigung mit 38,5 Stundenwoche
• Hausinterne Kantine und Essenszuschuss

Für diese Position ist ein Mindestgehalt in Höhe von € 2.000,- brutto/Monat (Vollzeitbasis) vorgesehen. Bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.

Diversität und Chancengleichheit sind uns und unserem Kunden wichtig, daher freuen wir uns über alle Bewerbungen unabhängig von sexueller Orientierung, ethnischer Wurzeln, Religion, Persönlichkeit und Geschlecht!

Unser Kunde ist ein führendes Unternehmen im Bereich des Property- und Facility Managements. Das Unternehmen ist Teil eines internationalen Konzerns mit umfangreichem Know-How in unterschiedlichen Bereichen der Immobilienwertschöpfungskette. Aufgrund der Vergrößerung des Teams am Standort Wien wird ein/e AssistentIn Facility Management im Bereich Wohnimmobilien gesucht.

Aufgaben

• Unterstützung der Immobilienverwaltung im Bereich aller organisatorischen und administrativen Anliegen
• Persönliche und schriftliche Kommunikation mit Bewohnern, Eigentümern, externen Dienstleistern, als auch internen Abteilungen
• Protokollführung von Besprechungen und Eigentümerversammlungen
• Datenpflege
• Abwicklung von Versicherungsfällen
• Vergabe und Koordinierung von Instandhaltungsmaßnahmen

Anforderungen

• Sie verfügen über eine mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. in einer vergleichbaren Position.
• Verlässlichkeit, Kommunikation und Engagement zählen zu ihren Stärken!
• Sie sind eine service- und lösungsorientierte Persönlichkeit die auch in schwierigen Situationen Ruhe bewahrt.
• Sie arbeiten genau und selbstbestimmt.
• Sie haben ausgezeichnete EDV-Anwenderkenntnisse (Microsoft Office, Andromeda, CAFM Lösungen) und eine hohe IT-Affinität

Das Angebot

• Verantwortungsvolle, selbstständige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Zentrale Verkehrsanbindung
• Gezielte interne Weiterbildung
• Sehr gutes Betriebsklima
• Langfristiges Arbeitsverhältnis
• Flexible Arbeitszeiten innerhalb des Gleitzeitmodelles
• Benefits wie Gratiskaffee, div. individuelle Incentives

Für diese Position ist ein Mindestgehalt in Höhe von € 2.000,- brutto/Monat (Vollzeitbasis) vorgesehen. Bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation besteht die deutliche Bereitschaft zur Überzahlung.

Diversität und Chancengleichheit sind uns und unserem Kunden wichtig, daher freuen wir uns über alle Bewerbungen unabhängig von sexueller Orientierung, ethnischer Wurzeln, Religion, Persönlichkeit und Geschlecht!